Commercial Terms of Sale

Important Notes

These terms cover the sale of our products and/or services to Commercial Clients - like Gyms, Hotels and Schools.

If you're an individual purchasing from our online store, please read our Terms and Conditions of Online Sales.

A couple of quick definitions:

When we say "VIVO", "us" or "we" - we're referring to VIVO General Trading LLC - our official company name, registered in the UAE at PO Box 282712, Dubai UAE.When we use words like "you" or "your"- we're referring to you, the customer/buyer, entering in to a sales agreement with us, as identified by any signed quotation, purchase order or sales contract.
The most important thing we want to highlight is this - we are not a bank. We are a deliberately small company, trying to be the best Fitness Solutions Provider in the Middle East. We achieve this by following 2 principles:

1. Honest customer relationships and;
2. Responsible financial control.

These 2 principles have helped us grow since 2013 and guided us through the COVID pandemic, without losing a single employee.

But we understand your risks. We don't expect you to pay a 100% deposit, then wait 16 weeks to see your equipment. We understand your contractor may delay your project, so we won't hit you with immediate storage fees.

Equally, you shouldn't expect us to fund your project with 100% credit and act as a free storage facility for a 6-month delay to your project.
We should work together. We should reduce any risks to both sides, not just our own.

For us - it's all about relationships. If you don't agree with that, we're not the right partner for you. And that's fine.

Terms of Sale

Payment and Ownership

For new customers (welcome!), our payment terms are:

- 75% in advance.
- 25% final payment before we deliver to your site or warehouse.
At this point, your products will be in our warehouse. We are happy for you to visit and inspect your order, before paying the final payment.

For repeat customers, we will usually be a bit more flexible. If you want to discuss your options, just ask.

Regardless of your payment terms, all products remain the property of VIVO until your order has been paid for in full.

By agreeing to these Terms of Sale, you are giving us permission to enter your premises and remove products that we have delivered and that you have not paid for.

How long is a VIVO quote valid for?

For 28 calendar days from the date listed on your quote.

If you decide to approve a quote after this 28 day window, we reserve the right to “re-quote” your project. Shipping costs and lead times fluctuate, as do foreign exchange rates.

Because our quotes are all in UAE currency, we absorb the Foreign Exchange risk.

Your order’s lead time may extend if your quote is approved after this 28 day window, even if the price doesn’t change.

How long will your order take?

Our Standard Lead time is approximately 10 weeks from when we receive your advance payment.

This lead time is an educated and conservative estimate. There are certain things we can't control eg. the weather in the UK or shipping tankers blocking the Suez Canal.

As such, you agree not to penalise us, in any way, due to late deliveries, regardless of the reason for delay.

How do our warranties work?

Warranty times vary between products, but it's usually 12 months. Ask us if you want warranty details specific to your order.

All our products are backed by manufacturer warranties, rather than warranties from VIVO. This should give you extra confidence.

As unlikely as it is, if anything happens to our business, your warranties would not be affected.

What if your project is delayed?

We've been doing this for almost 10 years. We understand the complexities of building a gym in the Middle East and appreciate your project may be delayed, whether because of Government Approvals, a slow Fit-Out Contractor etc. We get it.

At the same time though, we're not a warehouse. It will cost us money to store your products.

To help - we'll provide 2 weeks of free storage, calculated from the lead time estimate on your quote, if your location is not ready on time, for any reason, and if you're not able to provide us with an alternate delivery address.

After 2 weeks though, we need to deliver in full or charge a storage fee. The storage fee is 2% of the total order value, per calendar month.

The storage fee is calculated on a daily basis (calendar days) - like interest on a bank account. If your items are stored for 10 chargeable days, the storage fee will be pro-rata'd accordingly.

Any storage fees you accrue need to be paid before we deliver.

Can you change or cancel your order?

Yes - but there are ways we manage this.

After we receive your advance payment, we can't allow changes to the original order.

If you need to make a change, we'll do it using a "Variation Order" which will capture the changes. Variation Orders may have different costs, lead times and/or payment terms depending on the change. We will provide you with the relevant Variation Order which you will need to approve before any changes take affect.

If you want to cancel your order - you may lose any money you've already paid. We'll work with you to provide a solution - but please don't expect your cancellation to cost us money.

Is Delivery and Installation included?

Usually yes, but check your quote to make sure. If your quote does not mention delivery or installation, then it is not included.

The prices on your quote will always include the costs to get your items into the UAE. We've already factored in Sea Freight, Customs Clearances, Duties and, importantly - trucking fees from the port to your location in the UAE. If your site is not ready and you can't provide an alternate delivery address - we'll deliver your items to our warehouse.

As you've just read above, we'll provide you with 2 weeks of free storage. We will, however, need to charge you a delivery fee from our warehouse to your location.

The 2-weeks of free storage does not include the second delivery we now need to make with your items.

For the avoidance of doubt - when we include installation on your quote, it does not include any demolition or site preparation, installation of any power/data sockets, power, water, portable toilets etc. We always assume delivery and installation will be to a ground floor location, with clear, unobstructed access. If your location doesn't meet this criteria, please let us know. Additional costs may be necessary. No one likes last minute surprises, so let's catch them as early as possible.

Late Payment Fees

As we said at the start - we take our financial responsibilities seriously.

Our commitment to being financially responsible has helped us build strong business relationships all around the world.

If your payment is late, you may affect payments we need to make to our staff and/or suppliers. That's not fair. If we agree to certain payment terms with you, and any of your payments are late, we will charge you a late payment fee.

Late payment fees will be charged at 2% of the payment value (not the order value), per calendar week. This will compound the amount you owe each week that it's late.

Example: If you owe us a balance payment of AED50,000 on June 1st - on June 8th you will owe AED51,000. On June 15th, you will owe AED52,020 because the 2% would now based on the AED51,000 you owe from June 8th. (51,000 * 1.02 = 52,020).

Unlike our warehouse fee, which is charged daily, the late payment fee is charged weekly. We understand that many of our clients have complex financial processes, so we provide a 7 day grace period, after a payment due date, without penalty.

A late payment does not impact the date of a subsequent payment. Put another way: paying a progress payment late, won't delay the due date of the next payment.

Please don't put us in this position. We hate charging late payment fees, but you should appreciate why we need to do it. By agreeing to these Terms of Sale, you are accepting these late payment fees.

Legal Jurisdiction

Finally, the United Arab Emirates is our country of domicile and these Terms of Sale are governed under the law of the Dubai International Financial Centre (DIFC). VIVO Fitness does not and will not trade with or provide any services to OFAC and sanctioned countries.

شروط البيع التجارية

ملاحظات هامة
تغطي هذه الشروط بيع منتجاتنا و / أو خدماتنا للعملاء التجاريين - مثل صالات الألعاب الرياضية والفنادق والمدارس.
إذا كنت فردًا تشتري من متجرنا عبر الإنترنت ، فيرجى قراءة شروط وأحكام المبيعات عبر الإنترنت الخاصة بنا.
زوجان من التعريفات السريعة:
عندما نقول "VIVO" أو "نحن" أو "نحن" - فإننا نشير إلى VIVO General Trading LLC - اسم شركتنا الرسمي المسجل في الإمارات العربية المتحدة في صندوق بريد 282712 ، دبي الإمارات العربية المتحدة.
عندما نستخدم كلمات مثل "أنت" أو "لك" - فإننا نشير إليك ، العميل / المشتري ، بالدخول في اتفاقية بيع معنا ، كما هو محدد في أي عرض أسعار أو أمر شراء أو عقد بيع موقع.

أهم شيء نريد تسليط الضوء عليه - نحن لسنا بنكًا. نحن شركة صغيرة عن عمد ، نحاول أن نكون أفضل مزود لحلول اللياقة البدنية في الشرق الأوسط. نحقق ذلك باتباع مبدأين:
1. علاقات العملاء الصادقة و؛
2. الرقابة المالية المسؤولة.
ساعدنا هذان المبدآن على النمو منذ عام 2013 ووجهنا خلال جائحة COVID ، دون فقدان موظف واحد.
لكننا نتفهم مخاطرك. لا نتوقع منك دفع وديعة بنسبة 100٪ ، ثم انتظر 16 أسبوعًا لرؤية أجهزتك. نحن نتفهم أن المقاول الخاص بك قد يؤخر مشروعك ، لذلك لن نفرض عليك رسوم التخزين الفوري.
وبالمثل ، لا ينبغي أن تتوقع منا تمويل مشروعك بائتمان بنسبة 100٪ والعمل كمرفق تخزين مجاني لتأخير مشروعك لمدة 6 أشهر.
يجب أن نعمل معا. يجب أن نحد من أي مخاطر لكلا الجانبين ، وليس مخاطرنا فقط.
بالنسبة لنا - الأمر كله يتعلق بالعلاقات. إذا كنت لا توافق على ذلك ، فنحن لسنا الشريك المناسب لك. وهذا جيد.
شروط البيع
الدفع والملكية

للعملاء الجدد (مرحبًا!) ، شروط الدفع لدينا هي:
75٪ مقدما.25٪ دفعة نهائية قبل التسليم لموقعك أو مستودعاتك.في هذه المرحلة ، ستكون منتجاتك في مستودعاتنا. يسعدنا زيارتك وفحص طلبك قبل دفع الدفعة النهائية.
بالنسبة للعملاء المتكررين ، سنكون عادةً أكثر مرونة قليلاً. إذا كنت تريد مناقشة خياراتك ، فقط اسأل.
بغض النظر عن شروط الدفع الخاصة بك ، تظل جميع المنتجات مملوكة لشركة VIVO حتى يتم سداد قيمة طلبك بالكامل.
بموافقتك على شروط البيع هذه ، فإنك تمنحنا الإذن بالدخول إلى مقر إقامتك وإزالة المنتجات التي قمنا بتسليمها والتي لم تدفع ثمنها.

ما هي مدة صلاحية عرض أسعار VIVO؟

لمدة 28 يومًا من التاريخ المدرج في عرض الأسعار الخاص بك.
إذا قررت الموافقة على عرض أسعار بعد نافذة الـ 28 يومًا هذه ، فإننا نحتفظ بالحق في "إعادة عرض أسعار" لمشروعك. تتقلب تكاليف الشحن والمهل الزمنية ، وكذلك أسعار صرف العملات الأجنبية.
نظرًا لأن أسعارنا كلها بعملة الإمارات العربية المتحدة ، فإننا نمتص مخاطر صرف العملات الأجنبية.
قد يتم تمديد مهلة طلبك إذا تمت الموافقة على عرض الأسعار الخاص بك بعد نافذة الـ 28 يومًا هذه ، حتى إذا لم يتغير السعر.

كم من الوقت سيستغرق طلبك؟

المهلة القياسية لدينا هي حوالي 10 أسابيع من وقت استلام الدفعة المقدمة.
هذا الوقت هو تقدير متعلم ومتحفظ. هناك أشياء معينة لا يمكننا السيطرة عليها على سبيل المثال. حالة الطقس في المملكة المتحدة أو ناقلات الشحن التي تسد قناة السويس.
على هذا النحو ، فإنك توافق على عدم معاقبتنا ، بأي شكل من الأشكال ، بسبب تأخر التسليم ، بغض النظر عن سبب التأخير.

كيف تعمل ضماناتنا؟

تختلف أوقات الضمان بين المنتجات ، لكنها عادة ما تكون 12 شهرًا. اسألنا إذا كنت تريد تفاصيل الضمان الخاصة بطلبك.
جميع منتجاتنا مدعومة بضمانات الشركة المصنعة ، بدلاً من ضمانات VIVO. هذا يجب أن يمنحك ثقة إضافية.
بقدر ما هو غير مرجح ، إذا حدث أي شيء لأعمالنا ، فلن تتأثر ضماناتك.

ماذا لو تأخر مشروعك؟

لقد فعلنا هذا منذ ما يقرب من 10 سنوات. نحن نتفهم تعقيدات بناء صالة ألعاب رياضية في الشرق الأوسط ونقدر أن مشروعك قد يتأخر ، سواء بسبب الموافقات الحكومية أو مقاول التجهيز البطيء وما إلى ذلك. نحصل عليه.
في الوقت نفسه ، نحن لسنا مستودعا. سيكلفنا المال لتخزين منتجاتك.
للمساعدة - سنوفر أسبوعين من التخزين المجاني ، محسوبًا من تقدير المهلة الزمنية في عرض الأسعار الخاص بك ، إذا لم يكن موقعك جاهزًا في الوقت المحدد ، لأي سبب من الأسباب ، وإذا لم تكن قادرًا على تزويدنا بتوصيل بديل تبوك.
بعد أسبوعين ، نحتاج إلى التسليم بالكامل أو فرض رسوم تخزين. تبلغ رسوم التخزين 2٪ من إجمالي قيمة الطلب لكل شهر تقويمي.
يتم احتساب رسوم التخزين على أساس يومي (أيام تقويمية) - مثل الفائدة على حساب مصرفي. إذا تم تخزين العناصر الخاصة بك لمدة 10 أيام قابلة للشحن ، فستكون رسوم التخزين تناسبية وفقًا لذلك.
يجب دفع أي رسوم تخزين مستحقة عليك قبل التسليم.

هل يمكنك تغيير أو إلغاء طلبك؟

نعم - ولكن هناك طرق نديرها.
بعد استلام الدفعة المقدمة ، لا يمكننا السماح بإجراء تغييرات على الطلب الأصلي.
إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغيير ، فسنقوم بذلك باستخدام "أمر التغيير" الذي سيلتقط التغييرات. قد يكون لأوامر التغيير تكاليف ومهلة و / أو شروط دفع مختلفة حسب التغيير. سنزودك بأمر التغيير ذي الصلة الذي ستحتاج إلى الموافقة عليه قبل تفعيل أي تغييرات.
إذا كنت ترغب في إلغاء طلبك - فقد تخسر أي أموال دفعتها بالفعل. سنعمل معك لتقديم حل - لكن من فضلك لا تتوقع أن يكلفنا الإلغاء نقودًا.

هل يشمل التوصيل والتركيب؟

عادة نعم ، ولكن تحقق من عرض الأسعار الخاص بك للتأكد. إذا لم يذكر عرض الأسعار التسليم أو التثبيت ، فلن يتم تضمينه.
ستشمل الأسعار الواردة في عرض الأسعار الخاص بك دائمًا تكاليف الحصول على العناصر الخاصة بك في الإمارات العربية المتحدة. لقد أخذنا بالفعل في الاعتبار الشحن البحري والتخليص الجمركي والرسوم ، والأهم من ذلك - رسوم النقل بالشاحنات من الميناء إلى موقعك في الإمارات العربية المتحدة. إذا لم يكن موقعك جاهزًا ولا يمكنك تقديم عنوان تسليم بديل - فسنقوم بتسليم العناصر الخاصة بك إلى مستودعاتنا.
كما قرأت أعلاه للتو ، سنوفر لك أسبوعين من التخزين المجاني. ومع ذلك ، سنحتاج إلى فرض رسوم توصيل من مستودعاتنا إلى موقعك.
لا تتضمن مساحة التخزين المجانية لمدة أسبوعين التسليم الثاني الذي نحتاج إليه الآن مع عناصرك.
لتجنب الشك - عندما نقوم بتضمين التثبيت في عرض الأسعار الخاص بك ، فإنه لا يشمل أي هدم أو إعداد موقع ، وتركيب أي مقابس للطاقة / البيانات ، والطاقة ، والمياه ، والمراحيض المحمولة وما إلى ذلك. نفترض دائمًا أن التسليم والتركيب سيكونان على موقع الطابق الأرضي ، مع وصول واضح دون عوائق. إذا كان موقعك لا يلبي هذه المعايير ، فيرجى إخبارنا بذلك. قد تكون هناك حاجة إلى تكاليف إضافية. لا أحد يحب مفاجآت اللحظة الأخيرة ، لذلك دعونا نلتقطها في أقرب وقت ممكن.

رسوم السداد المتأخر

كما قلنا في البداية - نحن نأخذ مسؤولياتنا المالية على محمل الجد.
ساعدنا التزامنا بالمسؤولية المالية على بناء علاقات تجارية قوية.
إذا تأخر دفعك ، فقد تؤثر على المدفوعات التي نحتاج إلى تقديمها لموظفينا و / أو موردينا. هذا ليس عدلا. إذا وافقنا على شروط دفع معينة معك ، وتأخرت أي من مدفوعاتك ، فسوف نفرض عليك رسوم دفع متأخر.
سيتم فرض رسوم السداد المتأخر بنسبة 2٪ من قيمة الدفع (وليس قيمة الطلب) ، لكل أسبوع تقويمي. سيؤدي ذلك إلى مضاعفة المبلغ المستحق عليك كل أسبوع متأخراً.
مثال: إذا كنت مدينًا لنا بدفع رصيد بقيمة 50.000 درهم إماراتي في الأول من يونيو - في الثامن من يونيو ، فسوف تكون مدينًا بمبلغ 51.000 درهم إماراتي في 15 يونيو ، سوف تكون مدينًا بمبلغ 52،020 درهمًا إماراتيًا لأن نسبة 2٪ ستعتمد الآن على 51،000 درهم مدين لك به اعتبارًا من 8 يونيو. (51000 * 1.02 = 52.020).
على عكس رسوم المستودعات لدينا ، والتي يتم تحصيلها يوميًا ، يتم تحصيل رسوم السداد المتأخر أسبوعيًا. نحن نتفهم أن العديد من عملائنا لديهم عمليات مالية معقدة ، لذلك نقدم فترة سماح لمدة 7 أيام ، بعد تاريخ استحقاق السداد ، دون غرامات.
لا يؤثر السداد المتأخر على تاريخ الدفعة اللاحقة. بعبارة أخرى: دفع دفعة متأخرة ، لن يؤخر موعد استحقاق الدفعة التالية.
من فضلك لا تضعنا في هذا الموقف. نحن نكره فرض رسوم السداد المتأخر ، لكن يجب أن تقدر سبب حاجتنا إلى القيام بذلك. بالموافقة على شروط البيع هذه ، فإنك تقبل رسوم السداد المتأخر.

الولاية القضائية

أخيرًا ، الإمارات العربية المتحدة هي بلد إقامتنا وتخضع شروط البيع هذه لقانون مركز دبي المالي العالمي (DIFC). لا تتاجر VIVO Fitness ولن تتاجر مع أو تقدم أي خدمات إلى مكتب مراقبة الأصول الأجنبية والدول الخاضعة للعقوبات.